努力很重要，但是有方向的努力更重要～PDCA高效工作術教會我的四件事！

緣起

很久很久以前，
有一匹白馬隨著唐三藏去西天取經，
任務達成之後，
周遭的許多馬兒朋友都很欽佩他的成就，
紛紛跑來祝賀他，東一句西一句的問：
『去西天那麼遠的地方，一定很辛苦吧？』
白馬回答：『ㄜ～不會耶，其實跟我們平常在草原上跑來跑去差不多，
並不讓人覺得特別累耶！我想，唯一的差別是，我們平常在草原上總是一會兒跑到東，
一會兒跑到西，但去西天取經時，我每天的方向，都固定往西方前進而已。』
聽到這句話，
周圍的馬兒們紛紛靜了下來。

努力一定會有成果嗎？

我記得有句話是這麼說的，
『我們也許不是最聰明的，但卻總可以是最努力的那一個！』
曾經，我也覺得這句話很有道理～
只要夠努力，"應該"總有一天會看到成果的吧！？
但事實真的是如此嗎？
簡單的工作或許可以，
但複雜的工作就不是"勤能補拙"這四個字就能簡單解決的，
畢竟，世界不是像我這個憨人想的這麼簡單～
很快的，埋頭苦幹的作法遇到了瓶頸，
有一天，偶然聽到某句話突然打醒了我
『在競爭激烈的領域中，努力只是最基本的條件！』
我重新開始思索，
該如何調整自己的工作方式才能有更好的表現，
此時我又聽到另一句有名的話
『天下武功，唯快不破』，
我心想...
工作效率的提升~也許就是我尋找的答案？
後來我輾轉使用/嘗試過不同的時間管理工具，
舉凡時間管理的四象限，GTD（get thing done）法，番茄工作法...等
這些方法確實可以讓工作變的更有效率，
如果搭配上心流狀態，集中思維與發散思維的切換及正念冥想等有效休息的方法，
確實可以讓工作的效率大幅提昇，
但是漸漸的，
我又發現這些方法有其侷限之處～
對於比較小的專案或任務來說，
這些瑞士小刀級別的工具以經足已應付
但對於大型專案或是時程較久的計畫，
這些方法對我就有點抓襟見肘，
常常容易陷入工作的迷霧之中，
找不到明確的方向，
後來我在得到APP的劉潤五分鐘商學院233集中聽到一段話很有意思，

『競爭沒有不慘烈的，只有低水平的慘烈，和高水平的慘烈。
IT界眾神雲集，甚至慘烈到神仙打架級。神仙是不用屠龍刀、丈八蛇矛的，
他們用金箍棒和宙斯戰衣。每當你缺少稱手的兵刃時，就到IT界的兵器庫看看，
常能找到一件神器，拿回人間就是降維打擊。Scrum，就是其中一個。』

上面這段話也許有點誇大，
但卻引起我對IT領域專案管理手法的興趣，
開始研究Scrum, Agile敏捷開發等專案管理手法的內容，
並開始思考如何將部分概念導入自己的工作管理中，
不過，專案管理真的是一門大學問，
自己摸索真的很容易遇到一大堆坑....>,<~
但也只能摸著石頭過河，慢慢試錯，
希望自己有朝一日能夠有能力善用這些工具，
做好大型專案的進度管控。

機緣

也許是上天覺得我這種試誤學習法實在太沒效率了!
終於看不過去，派了天使來拯救我～:P
在誠一醫師的邀請下，
育均終於開了PDCA高效工作術的公開班，
久聞育均兄在專案管理的實做與教學功力，
終於有緣能夠拜師學藝真是太高興了～XD
雖然自己對於PDCA以往的印象並不是太好，
總覺得只是單位內部用來寫檢討報告用的格式，
實在不知道有什麼實質幫助？
在上完課之後，
我終於瞭解PDCA這把寶劍的強大威力，
只能說真是相見恨晚～
為什麼自己以前看不出來這個工具的厲害之處呢？
只能說千里馬（PDCA）還是需要伯樂（育均）慧眼識英雄，
不然也只能被埋沒了～:P
課堂的內容我就不一一詳述了，
下面只挑選讓我印象深刻，
下課後馬上就能用上的四個技巧跟大家分享。

我學到的四件事

1. Plan（計畫）- 訂一個好的目標比什麼都還重要！

許多人在新年的時候都會訂定新年目標，
但是為什麼大部分的目標最後都沒有被實現呢？
因為這些目標常常都不是好的目標！
舉個例子來說，"減肥"就不是個好目標，
為什麼？因為它太過虛無縹緲了～
體重下降10公斤也是減肥，下降1公斤也是減肥，
那目標到底是什麼呢？太不明確了，
而且到底要在什麼期限內完成呢？
"3個月內減肥12公斤"比起"減肥"來說明確多了，
但這是個好目標嗎？
如果我們把大目標拆成小目標來看，
也就是"每週減重1公斤"，
這時候就會發現這個目標似乎不太可行（難度太高了），
可能要回頭重新修改我們的目標，
一個好的目標設定，可參考SMART原則（相關連結）

• Specific
• Measearable
• Achievable
• Realistic
• Time-based

遵循這樣的原則，至少目標不會設定的太差。

我課後做的第一個改變：

• 重新檢視自己設定的目標是否明確合理，並把大目標拆成小目標，並確認每個階段要有什麼成果產出。

2. Do（執行）- 每天將心力放在最優先的事情上

執行階段我最常遇到的問題不外乎，
事情總拖到最後一刻才完成，或是重複犯同樣的錯誤，
這裡我學到一個技巧-可視化，
透過將目標與進度呈現出來的方式，
可以幫助個人或團隊更加聚焦在當下最重要的任務上面，
例如Scrum方法中會用到燃盡圖，（相關連結）
透過讓團隊每天都看到本週目前進度的方式，
讓大家更能focus在重點上，
而不至於分散注意力，
另外，列出事件的優先級別，強制由上往下執行，
也是非常重要的一環（先吃了那隻青蛙！）
另外，在Do的階段必須留下書面記錄，
以利後續進行檢討改進。

我的第二個改變：

• 透過可視化技巧讓自己可隨時看到當天最重要的工作項目，要求自己必須優先執行，執行過程中遇到任何問題，隨時留下書面記錄。

3. Check（檢核）- 檢核需頻繁，且同時涵蓋短中長期

以前常犯一個錯誤，
就是計畫完成後，一直埋頭苦幹，
也不看看執行的過程是否符合預期，
等到計畫快結束的時候，才回頭檢視，
這時候發現有問題時，
往往大勢已去，為時已晚，
其實好的check必須足夠頻繁，
每天，每週，每月，每季以不同視角的檢視，
讓我們不至於偏離計畫太遠。

我的第三個改變：

• 每天或至少每兩三天就要回顧一下自己的工作進度，確認是否有問題出現需要調整。

4. Action（調整）- 在每次PDCA循環中進行優化迭代

"刻意練習"一書中告訴我們，努力不一定會帶來好的成果，
只有維持透過正確的練習方式，持續優化自己，才能越來越好，
當我們進行專案之後，可能會得到許多經驗，
不管是正面或是負面的經驗，都能讓我們學到許多，
如果我們可以從每一次的經驗中，總結出改善的方法，
就更有機會在下一次的專案中做的更好，
而不會讓成功變成曇花一現，
也不會讓錯誤一再發生。

我的第四個改變：

• 要求自己把check中發現的問題，與找到的solution，運用在下一階段的Plan中進行改善。

結語

在專案管理的世界裡，PDCA只是其中一項工具，
它可以幫助我們掌握努力的目標與前進的方向，
對於大多數的人來說，
我們並不需要對專案管理有全面的瞭解，
只要熟悉其中的一兩項工具，
並透過它來改善自己的工作與生活就很夠了！
這次的PDCA課程，
讓我對於大型專案的掌握終於不再覺得那麼茫然無措，
如果日後還有機會能跟育均兄學習更多專案管理的技巧就更棒了！～XD
接下來就要靠自己多多練習方能熟練了～
畢竟正如談判知名講師Alex大師的名言所說，
『要用才會有用，多用才會好用。』